Anwendungsfall
Wenn zwanzig Projekte parallel laufen, ist die wichtigste Frage nicht, wie eines davon steht, sondern welche zusammen noch machbar sind. Wir bauen die Ebene über den Projekten.
Bild: Luke Chesser auf Unsplash
Jedes Projekt ist dokumentiert. Das Portfolio ist es nicht.
In vielen Unternehmen sind einzelne Projekte gut geführt. Es gibt Pläne, Verantwortliche, Statusberichte. Was fehlt, ist die Ebene darüber: Wie viele Vorhaben laufen insgesamt, welche konkurrieren um dieselben Menschen, welches sollte gestoppt werden.
Diese Frage wird meist in einer monatlich zusammengetragenen Präsentation beantwortet. Bis sie fertig ist, ist sie veraltet.
Eine Portfolioebene über den einzelnen Projekten
Jedes Projekt bekommt einen Vorgang auf Portfolioebene, der nur wenige, aber verlässlich gepflegte Angaben trägt.
Die Portfolioebene ist bewusst grob. Sie ersetzt nicht die Projektplanung, sondern verdichtet sie.
Was auf Portfolioebene steht, muss ohne Interpretation lesbar sein.
Die Portfolioübersicht ist eine Ansicht, kein Dokument. Sie ist immer aktuell.
Ein Portfolio ist nur so gut wie seine Aktualität.
Aus der Praxis: Der Ampelstatus ist der kritische Punkt. Wenn jede Projektleitung selbst entscheidet, wann Gelb wird, sind alle Projekte grün. Definieren Sie die Kriterien schriftlich, zum Beispiel Terminverzug über zwei Wochen ist Gelb, über sechs Wochen ist Rot.
Projektportfolio in ClickUp
Womit wir das umsetzen
Fragen zu Projektportfolio
Indem die Portfolioübersicht die einzige Quelle für Entscheidungen wird. Solange daneben noch Folien akzeptiert werden, pflegt niemand. Sobald die Geschäftsführung nur noch ins Dashboard schaut, erledigt sich die Frage.
Führen Sie einen Status für ruhende Vorhaben ein und eine Regel: Wer sechs Monate ruht, wird geschlossen und kann jederzeit neu beantragt werden. Das ist psychologisch leichter als eine Absage und räumt zuverlässig auf.
Ja, über ein Feld am Portfoliovorgang und über ClickUp Goals. Der Nutzen entsteht, wenn Sie sehen, wie viel Kapazität auf welches Ziel einzahlt. Häufig ist das Ergebnis unangenehm und genau deshalb wertvoll.
Monatlich reicht für die meisten Organisationen. Wöchentlich erzeugt Aufwand ohne zusätzlichen Erkenntnisgewinn, quartalsweise ist zu langsam, um noch steuern zu können.
Im kostenfreien Erstgespräch schauen wir uns an, wie viele Vorhaben bei Ihnen laufen und ob eine Portfolioebene den Aufwand rechtfertigt.
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