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ClickUp für Tourismus und Hotellerie

ClickUp für Tourismus und Hotellerie

Zwischen Buchungssystem, Housekeeping, Instandhaltung und Gästekommunikation liegen viele Übergaben, oft über Schichten und Standorte hinweg. Wir bilden die Organisation dahinter ab.

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Moderne Hotelrezeption mit Holzverkleidung und Sesseln

Bild: Neon Wang auf Unsplash

Ausgangslage

Die Gästezufriedenheit hängt an Abläufen, die niemand dokumentiert hat.

Hotels und Reiseanbieter arbeiten mit spezialisierten Systemen für Buchung und Abrechnung. Was daneben läuft, ist der eigentliche Betrieb: Housekeeping-Meldungen, Instandhaltung, Beschwerdebearbeitung, Veranstaltungsplanung, Lieferantenkoordination.

Diese Abläufe leben von Zuruf, Übergabebüchern und Erfahrung. Das trägt, solange dieselben Menschen da sind. Bei Fluktuation und Saisonkräften bricht es weg.

Schichtübergabe auf Papier
Was die Frühschicht bemerkt hat, erreicht die Spätschicht über ein handschriftliches Buch oder gar nicht.
Instandhaltung reaktiv
Defekte werden gemeldet, wenn ein Gast sich beschwert, nicht wenn sie auffallen.
Saisonkräfte ohne Anleitung
Jede Saison beginnt die Einarbeitung von vorn, weil Abläufe nirgends festgehalten sind.

Beispielszenarien

So kann ClickUp bei Tourismus und Hotellerie aussehen

Drei Abläufe aus dem Hotelbetrieb, in ClickUp gedacht.

Hinweis: Die folgenden Szenarien sind konstruierte Beispiele zur Veranschaulichung, keine Berichte über konkrete Kundenprojekte. Über echte Projekte sprechen wir gern im Erstgespräch, dort können wir auch Details nennen, die hier nichts zu suchen haben.

  1. Housekeeping und Instandhaltung verbinden

    Ausgangslage
    Das Housekeeping bemerkt Defekte, meldet sie mündlich an die Rezeption, die sie an die Technik weitergibt.
    Was ClickUp übernimmt
    Eine Meldung über die mobile App mit Zimmernummer, Foto und Dringlichkeit erzeugt direkt einen Vorgang bei der Technik. Die Rezeption sieht den Stand, ohne nachzufragen.
    Was sich dadurch ändert
    Meldungen gehen nicht verloren, die Bearbeitungsdauer wird messbar, und wiederkehrende Defekte je Zimmer werden sichtbar.

  2. Schichtübergabe strukturiert

    Ausgangslage
    Offene Punkte werden in einem Übergabebuch notiert, das je nach Schreibweise unterschiedlich verständlich ist.
    Was ClickUp übernimmt
    Offene Punkte sind Vorgänge mit Verantwortlichem und Status. Wer die Schicht übernimmt, öffnet eine Ansicht statt ein Buch.
    Was sich dadurch ändert
    Nichts fällt zwischen die Schichten. Punkte, die mehrfach auftauchen, werden als Muster erkennbar.

  3. Veranstaltungen wiederholbar planen

    Ausgangslage
    Eine Tagung erfordert Abstimmung zwischen Küche, Service, Technik und Rezeption. Der Ablauf wird jedes Mal neu koordiniert.
    Was ClickUp übernimmt
    Eine Vorlage je Veranstaltungstyp mit allen Aufgaben, Fristen relativ zum Veranstaltungstag und Zuständigkeiten je Abteilung.
    Was sich dadurch ändert
    Die Vorbereitung startet automatisch zum richtigen Zeitpunkt. Auch neue Mitarbeitende wissen, was zu tun ist.

Passende Bausteine

Womit wir bei Tourismus und Hotellerie meist beginnen

Auf einen Blick

ClickUp für Tourismus und Hotellerie in Kürze

Ersetzt ClickUp unser Property-Management-System?
Nein. Das PMS bleibt führend für Buchungen, Zimmerbelegung und Abrechnung. ClickUp bildet die Betriebsorganisation ab, die im PMS fehlt.
Funktioniert das für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz?
Ja, über die mobile App. Housekeeping und Technik arbeiten am Telefon, mit stark reduziertem Umfang je Rolle.
Können mehrere Häuser einheitlich arbeiten?
Ja. Gemeinsame Vorlagen und ein einheitliches Rechtekonzept sorgen für gleiche Abläufe, während jedes Haus nur seine eigenen Vorgänge sieht.
Wie lange dauert die Einführung?
Typisch sind 3 bis 5 Wochen für die ersten Abläufe. Wir empfehlen den Start in der Nebensaison.
Was kostet das?
Eine Implementierung startet bei 3.000 EUR netto. Für einzelne Häuser ist ein schrittweiser Aufbau über Beratungsstunden zu 175 EUR möglich.

Häufige Fragen

Fragen aus Tourismus und Hotellerie

Unsere Saisonkräfte wechseln ständig. Lohnt Einarbeitung überhaupt?

Genau deshalb lohnt sie. Wenn der Ablauf im System steht, dauert die Einarbeitung Stunden statt Wochen, und sie ist bei jeder Kraft gleich gut. Der Aufwand entsteht einmal, der Nutzen jede Saison.

Sprechen alle unsere Mitarbeitenden Deutsch?

Häufig nicht, und das ist relevant. ClickUp ist mehrsprachig, und Abläufe lassen sich mit Bildern und Checklisten so aufbauen, dass sie auch mit begrenzten Sprachkenntnissen funktionieren.

Was ist mit Gästedaten?

Wir bilden bewusst nur die Betriebsorganisation ab. Gästedaten bleiben im PMS. Wo ein Vorgang einen Gastbezug braucht, reicht meist die Zimmernummer statt personenbezogener Daten.

Können wir das erst in einem Haus testen?

Das ist der empfohlene Weg, gerade bei mehreren Häusern. Ein Haus, ein Ablauf, eine Saison. Danach wissen Sie, ob und wie Sie ausrollen.

Der Betrieb hinter dem Gastgeben

Im kostenfreien Erstgespräch schauen wir uns an, welche Übergabe bei Ihnen am häufigsten hakt. Dort setzen wir an.

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