ClickUp wird im Team nicht genutzt: Was wirklich hilft

Fehlende Akzeptanz liegt fast nie an fehlender Motivation, sondern daran, dass der alte Weg kürzer ist. Solange sich derselbe Stand schneller in eine Excel-Tabelle schreiben lässt als in ClickUp, gewinnt die Tabelle. Dieser Beitrag nennt die sechs Ursachen, die wir in Projekten regelmäßig antreffen, jeweils mit dem Eingriff, der wirkt.

Ursache 1: Der alte Weg existiert noch

Das ist mit Abstand der häufigste Grund und der einzige, bei dem keine Schulung hilft. Wenn der Projektstatus weiterhin in der wöchentlichen Runde mündlich abgefragt und in eine Tabelle geschrieben wird, ist die Pflege in ClickUp reine Zusatzarbeit. Menschen machen keine Zusatzarbeit.

Der Eingriff: Den Parallelweg abschaffen, nicht ergänzen. Konkret: Die Tabelle wird gelöscht, nicht archiviert. Der Statusbericht wird aus ClickUp erzeugt. Wer den Stand wissen will, schaut nach. Das ist unbequem für zwei Wochen und danach selbstverständlich.

Solange dieser Punkt offen ist, sind alle weiteren Maßnahmen wirkungslos.

Ursache 2: Zu viel auf einmal

Wer alle Abteilungen gleichzeitig umstellt, verliert alle gleichzeitig. Der verbreitete Fehler bei Einführungen in Eigenregie: Weil das System alles kann, wird auch alles auf einmal abgebildet. Das Team begegnet ab Tag eins einer Oberfläche, in der es sich nicht zurechtfindet.

Der Eingriff: Mit einem Prozess und einer Abteilung starten und ihn stabil bekommen, bevor der nächste folgt. Der erste Prozess sollte der sein, bei dem der Nutzen am schnellsten sichtbar wird, nicht der wichtigste. Ein funktionierendes kleines Beispiel überzeugt mehr als jede Ankündigung.

Ursache 3: Niemand ist zuständig

Ein System ohne benannte Ansprechperson fällt innerhalb weniger Wochen zurück. Fragen bleiben unbeantwortet, jemand baut sich eine Behelfslösung, andere ziehen nach, und die Struktur zerfällt.

Der Eingriff: Eine Person benennen, mit Namen und mit Zeitbudget. Nicht die Geschäftsführung nebenbei. Diese Person beantwortet Fragen, korrigiert Struktur und entscheidet, wenn zwei Abteilungen unterschiedliche Vorstellungen haben. Zwei bis vier Stunden im Monat reichen, wenn sie verlässlich stattfinden.

In Einführungsprojekten schulen wir diese Person gesondert. Was dabei vermittelt wird, steht auf der Seite zur ClickUp Schulung.

Ursache 4: Das System verlangt mehr, als es zurückgibt

Wenn zwölf Felder gefüllt werden müssen und niemand je eine Auswertung daraus sieht, ist die Ablehnung die richtige Reaktion. Aufwand und Nutzen müssen für die Person sichtbar zusammenhängen, die den Aufwand hat.

Der Eingriff: Jedes Pflichtfeld an einer Frage messen: Was passiert mit diesem Wert? Wenn die Antwort nicht in einem Satz zu geben ist, streichen. Und mindestens eine Auswertung sichtbar machen, die spürbar auf der gepflegten Information beruht, etwa eine Wochenübersicht, die tatsächlich angeschaut wird.

Wie sich ein überladenes System wieder verschlanken lässt, steht im Beitrag ClickUp ist unübersichtlich geworden.

Ursache 5: Die Einführung war eine Ankündigung

Eine E-Mail mit Zugangsdaten ist keine Einführung. Teams, die ohne Begleitung starten, entwickeln jeweils eigene Gewohnheiten. Nach vier Wochen gibt es so viele Arbeitsweisen wie Personen, und jede hält ihre für die richtige.

Der Eingriff: Eine gemeinsame Einweisung von ein bis zwei Stunden, in der die tatsächlichen Abläufe am eigenen System gezeigt werden, nicht an einem Beispielprojekt. Danach eine kurze schriftliche Anleitung mit den fünf häufigsten Handgriffen. Beides aufzeichnen, damit neue Mitarbeitende es später ansehen können.

Ursache 6: Führungskräfte nutzen es nicht

Wenn die Leitung den Stand weiterhin per Zuruf erfragt, ist die Botschaft eindeutig. Teams richten sich danach, was tatsächlich genutzt wird, nicht danach, was angekündigt wurde.

Der Eingriff: Führungskräfte fragen den Stand nicht mehr ab, sondern schauen nach. In Besprechungen wird das System geöffnet und darin gearbeitet, statt eine Präsentation zu zeigen, die jemand daraus abgetippt hat. Das ist der wirksamste Einzelschritt und kostet nichts.

Was nicht hilft

• Mehr Schulung bei bekannter Ursache. Wenn das Team versteht, wie es geht, aber der alte Weg schneller bleibt, ändert Wissen nichts.
• Mehr Funktionen. Automatisierungen auf einem nicht angenommenen System vergrößern nur den Abstand zwischen System und Wirklichkeit.
• Eine reine Verpflichtung. Sie erzeugt Scheinpflege: Aufgaben werden angelegt und nie wieder angefasst. Wirksam ist erst die Kombination aus Regel und beseitigtem Parallelweg.

Wie stellen Sie die Ursache fest?

Drei Fragen genügen meist:

1. Gibt es den Stand noch woanders? Wenn ja, ist das die Ursache. Alles Weitere ist zweitrangig.
2. Kann jemand in einem Satz sagen, wofür ein Pflichtfeld gebraucht wird? Wenn nein, ist das Verhältnis von Aufwand und Nutzen gestört.
3. Weiß jeder, wen er bei Fragen anspricht? Wenn nein, fehlt die Zuständigkeit.

In den meisten Fällen liefert schon die erste Frage die Antwort.

Wie lange dauert es?

Bei beseitigten Parallelwegen sind es vier bis sechs Wochen bis zur Routine. Wenn nach drei Monaten noch diskutiert wird, liegt es nicht am Team, sondern an einer der sechs Ursachen oben. Dann ist eine Bestandsaufnahme sinnvoller als weitere Überzeugungsarbeit.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Ursache bei Ihnen greift, ist der Health-Check der schnellste Weg zu einer Einschätzung. Wenn die Struktur selbst das Problem ist, hilft eine Workflow-Optimierung ab 1.500 EUR netto.

Zusammengefasst

Akzeptanz ist kein Kommunikationsthema, sondern ein Konstruktionsthema. Ein System wird genutzt, wenn es der kürzeste Weg zum Ziel ist, wenn jemand zuständig ist und wenn die Führung es selbst nutzt. Fehlt einer dieser drei Punkte, hilft keine Schulung. Sind alle drei erfüllt, braucht es meist gar keine Überzeugungsarbeit.