· Bilal Erkin
ClickUp einführen: Der Ablauf in sieben Schritten
Die Reihenfolge, die sich in Einführungsprojekten bewährt hat, mit Zeitangabe je Schritt und den Entscheidungen, die vorher fallen müssen.
Eine ClickUp Einführung beginnt nicht in ClickUp, sondern mit der Entscheidung, welcher einzelne Prozess zuerst abgebildet wird. Wer die Software öffnet, bevor diese Frage geklärt ist, baut die Struktur zweimal. Die folgende Reihenfolge hat sich in Einführungsprojekten im Mittelstand bewährt.
Schritt 1: Einen Prozess auswählen
Aufwand: 1 bis 2 Stunden
Wählen Sie den Prozess, bei dem der Nutzen am schnellsten sichtbar wird, nicht den wichtigsten. Der wichtigste Prozess ist meist auch der komplizierteste, und ein Scheitern dort beschädigt das ganze Vorhaben.
Gute erste Kandidaten sind Abläufe, die
- regelmäßig vorkommen, also mindestens wöchentlich,
- über mindestens zwei Personen laufen, weil dort der Reibungsverlust sitzt,
- und heute per E-Mail oder Zuruf koordiniert werden.
Typisch sind Angebotserstellung, Onboarding neuer Mitarbeitender oder die Bearbeitung eingehender Anfragen.
Schritt 2: Den Prozess aufschreiben
Aufwand: 2 bis 4 Stunden, mit dem Team
Fünf bis acht Schritte, jeweils mit der Frage: Wer macht was, und woran erkennt man, dass der Schritt fertig ist? Das ist der einzige Teil, bei dem das ganze Team gebraucht wird, und der Teil, der am häufigsten übersprungen wird.
Der Gewinn entsteht dabei nicht durch das Dokument, sondern durch die Diskussion. In fast jedem Projekt stellt sich an dieser Stelle heraus, dass zwei Personen denselben Ablauf unterschiedlich beschreiben. Diese Klärung ist mehr wert als jede spätere Konfiguration.
Schritt 3: Die Hierarchie festlegen
Aufwand: 2 bis 3 Stunden, ohne Team
Diese Entscheidung ist die einzige, die sich später nur mit einem Neuaufbau korrigieren lässt. Für den Mittelstand hat sich bewährt:
| Ebene | Bildet ab | Beispiel |
|---|---|---|
| Bereich | Abteilung oder Geschäftsfeld | Vertrieb |
| Ordner | Kunde, Standort oder Thema | Kunde Meyer GmbH |
| Liste | Ein einzelner Prozess | Angebote |
Wichtiger als die konkrete Wahl ist die Verbindlichkeit. Innerhalb dieser Hierarchie darf jede Abteilung unterschiedlich arbeiten. Gemeinsam sein müssen nur die Elemente, über die ausgewertet wird.
Schritt 4: Status und Felder definieren
Aufwand: 3 bis 5 Stunden
Drei bis fünf Status, und jedes Feld muss eine Frage beantworten, die jemand tatsächlich stellt. Der häufigste Fehler an dieser Stelle ist Großzügigkeit: Felder werden angelegt, weil sie nützlich sein könnten. Sie werden dann nicht gefüllt und machen jede Auswertung unbrauchbar.
Prüfen Sie jedes Feld mit einer Frage: Wird darauf gefiltert, sortiert oder ausgewertet? Wenn nein, kommt es nicht ins System. Nachträglich ergänzen ist einfach, nachträglich entfernen ist eine Diskussion.
Schritt 5: Konfigurieren und automatisieren
Aufwand: 5 bis 10 Stunden
Erst jetzt wird ClickUp geöffnet. Die Schritte eins bis vier liefern die Vorlage, die Konfiguration ist dann überwiegend Ausführung.
Automatisierungen kommen am Ende dieses Schritts, nicht am Anfang. Beginnen Sie mit den Übergaben zwischen Personen, dort liegt der größte Zeitgewinn. Zehn konkrete Beispiele stehen im Beitrag zu ClickUp Automatisierungen.
Schritt 6: Testlauf mit einer kleinen Gruppe
Aufwand: 1 Woche nebenher
Drei bis fünf Personen arbeiten eine Woche lang echt im System, nicht mit Testdaten. Echte Vorgänge decken Lücken auf, die mit erfundenen Beispielen unsichtbar bleiben.
Häufige Erkenntnisse in dieser Woche: Ein Status fehlt, ein Pflichtfeld ist zum Zeitpunkt des Anlegens noch nicht bekannt, oder eine Zuständigkeit ist anders verteilt als angenommen. Alle drei sind schnell korrigierbar, solange nur fünf Personen betroffen sind.
Schritt 7: Ausrollen und den alten Weg abschaffen
Aufwand: 2 bis 4 Stunden Einweisung
Der entscheidende Teil ist nicht die Einweisung, sondern das Abschaffen des Parallelwegs. Solange der Projektstand weiterhin in einer Tabelle gepflegt oder mündlich abgefragt wird, ist ClickUp Zusatzarbeit.
Konkret an diesem Tag:
- Gemeinsame Einweisung von ein bis zwei Stunden am echten System, nicht an einem Beispielprojekt. Aufzeichnen für neue Mitarbeitende.
- Die alte Tabelle wird gelöscht, nicht archiviert.
- Eine Person wird als Ansprechpartner benannt, mit Zeitbudget.
- Führungskräfte fragen den Stand ab sofort nicht mehr ab, sondern schauen nach.
Der letzte Punkt ist der wirksamste und kostet nichts. Warum Einführungen ohne ihn regelmäßig zurückfallen, steht im Beitrag ClickUp wird im Team nicht genutzt.
Was danach kommt
Nach zwei bis drei Wochen stabilem Betrieb folgt der zweite Prozess. Dann wiederholen sich die Schritte zwei bis sieben, aber deutlich schneller, weil Hierarchie, Statuslogik und Feldkonzept bereits stehen.
Planen Sie außerdem zwei Termine fest ein: eine Zwischenprüfung nach vier Wochen und eine nach drei Monaten. Beide dienen derselben Frage: Was wird gepflegt und was nicht? Was nicht gepflegt wird, ist entweder überflüssig oder falsch konstruiert.
Die drei häufigsten Fehler
- In ClickUp anfangen statt auf Papier. Führt dazu, dass die Struktur der Software folgt statt dem Ablauf.
- Alle Abteilungen gleichzeitig. Ohne Vergleichsmöglichkeit lässt sich nicht feststellen, woran es liegt, wenn es nicht funktioniert.
- Den alten Weg bestehen lassen. Der sicherste Weg, eine technisch einwandfreie Einführung scheitern zu lassen.
Zusammengefasst
Sieben Schritte, davon vier ohne Software. Der Aufwand liegt in Eigenregie bei 60 bis 100 Stunden, verteilt über mehrere Monate. Begleitet dauert es 2 bis 4 Wochen, weil die Entscheidungen aus Schritt drei und vier nicht neu hergeleitet werden müssen.
Was eine begleitete ClickUp Implementierung umfasst und kostet, steht auf der Leistungsseite, die Rechnung für beide Wege im Beitrag Partner oder Eigenregie.