· Bilal Erkin
ClickUp Migration: So gelingt der Umstieg von Asana, Monday oder Trello
Der Aufwand steckt in der Bereinigung, nicht im Transport. Ablauf in fünf Schritten, was je Quellsystem verloren geht und wie lange es dauert.
Der Aufwand einer Migration steckt fast vollständig in der Bereinigung, nicht im Transport. Aufgaben von Trello nach ClickUp zu kopieren ist eine Sache von Stunden. Die Entscheidung, welche Struktur künftig gilt und welche Altlasten nicht mitkommen, ist die eigentliche Arbeit. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf, die typischen Verluste je Quellsystem und die Fehler, die eine Migration teuer machen.
Was bei der Migration tatsächlich verloren geht
Vier Dinge lassen sich grundsätzlich nicht übertragen und müssen im neuen System neu aufgebaut werden. Wer das vorher weiß, plant richtig.
| Element | Übertragbar? | Anmerkung |
|---|---|---|
| Aufgaben, Fälligkeiten, Zuständige | Ja | Der unkritische Teil |
| Kommentare und Verlauf | Meist ja | Je nach Quellsystem unvollständig |
| Anhänge | Meist ja | Bei großen Datenmengen zeitaufwendig |
| Automatisierungen | Nein | Müssen neu gebaut werden |
| Ansichten und Filter | Nein | Konzept neu festlegen |
| Berechtigungen | Nein | Gute Gelegenheit, sie zu bereinigen |
| Formatierung in Beschreibungen | Teilweise | Tabellen und Verschachtelungen leiden |
Dass Automatisierungen und Berechtigungen neu entstehen müssen, ist kein reiner Nachteil. In gewachsenen Systemen ist beides der Bereich mit den meisten Altlasten. Eine Migration ist der einzige Moment, in dem sich das ohne Diskussion aufräumen lässt.
Der Ablauf in fünf Schritten
1. Entscheiden, was nicht mitkommt
Zuerst wird aussortiert, dann migriert. Abgeschlossene Projekte bleiben im Altsystem oder werden als Export archiviert. Migriert werden nur laufende Vorgänge. Das halbiert in der Regel den Aufwand und verhindert, dass alte Unordnung in das neue System wandert.
Faustregel: Was seit sechs Monaten niemand geöffnet hat, kommt nicht mit.
2. Struktur im Zielsystem festlegen
Die Hierarchie aus Bereichen, Ordnern und Listen wird vor der Migration entschieden, nicht danach. Wer die Struktur des Altsystems eins zu eins nachbaut, überträgt auch dessen Schwächen. Diese Entscheidung ist der Punkt, an dem sich externe Erfahrung am ehesten auszahlt.
3. Felder vereinheitlichen
In gewachsenen Systemen bedeutet dasselbe Feld an verschiedenen Stellen Unterschiedliches. Drei Statuslisten für denselben Prozess, zwei Felder für Priorität, ein Freitextfeld, in dem alles Mögliche steht. Vor der Migration wird festgelegt, welches Feld künftig gilt und wie die Altwerte darauf abgebildet werden.
4. Testlauf mit einem Bereich
Migriert wird zuerst ein einzelner Bereich, nicht alles. Daran zeigt sich, was die Automatik korrekt überträgt und was von Hand nachgezogen werden muss. Erst wenn dieser Bereich stimmt, folgt der Rest.
5. Stichtag setzen
Ein Parallelbetrieb über mehr als zwei Wochen ist der sicherste Weg zum Scheitern. Wenn beide Systeme gepflegt werden sollen, wird keines vollständig gepflegt. Setzen Sie ein Datum, ab dem das Altsystem nur noch lesend genutzt wird, und kommunizieren Sie es vorher.
Was ist je Quellsystem zu beachten?
Trello
Der einfachste Fall. Boards, Listen und Karten haben eine flache Struktur, die sich sauber übertragen lässt. Die eigentliche Arbeit besteht darin, aus der flachen Board-Logik eine tragfähige Hierarchie zu machen. Wer in Trello 30 Boards hat, braucht in ClickUp keine 30 Listen, sondern meist drei Bereiche mit Ordnern.
Asana
Aufgaben, Teilaufgaben und benutzerdefinierte Felder übertragen sich ordentlich. Aufpassen bei Aufgaben, die in mehreren Projekten gleichzeitig liegen: Diese Mehrfachzuordnung ist ein Asana-Konzept, das in ClickUp anders gelöst wird. Vor der Migration klären, welches Projekt das führende ist.
Monday
Die Spaltentypen von Monday haben nicht überall eine direkte Entsprechung. Insbesondere Verknüpfungen zwischen Boards und Formelspalten müssen neu gedacht werden. Wer mehrere Produktlinien von Monday nutzt, etwa Work Management und Service, sollte vorher festlegen, ob beides in einem ClickUp-Bereich zusammenläuft oder getrennt bleibt.
Jira
Der aufwendigste Fall, weil Workflows und Statusübergänge in Jira meist stark angepasst sind. Prüfen Sie vor der Entscheidung ehrlich, ob ClickUp das richtige Ziel ist. Für reine Softwareentwicklung mit Sprints und Releases ist Jira weiterhin das stärkere Werkzeug. Die Abwägung steht im Vergleich der Werkzeuge.
Excel
Unterschätzt. Eine Excel-Tabelle lässt sich als CSV importieren, aber gewachsene Tabellen enthalten fast immer verbundene Zellen, Mehrfachwerte in einem Feld und uneinheitliche Datumsformate. Rechnen Sie hier mit dem höchsten Bereinigungsaufwand je Datensatz.
Die drei teuersten Fehler
- Alles migrieren. Der Impuls, nichts zu verlieren, ist verständlich und teuer. Archivierte Altprojekte im neuen System machen es von Tag eins unübersichtlich.
- Die alte Struktur nachbauen. Wenn die alte Struktur gut wäre, gäbe es keinen Grund zu wechseln. Die Migration ist der Moment, sie zu korrigieren.
- Ohne Stichtag starten. Ein unbefristeter Parallelbetrieb endet fast immer damit, dass das Altsystem gewinnt, weil es vertraut ist.
Wie lange dauert es und was kostet es?
Der Gesamtaufwand liegt bei 10 bis 25 Stunden, abhängig von Datenmenge und Zustand der Altdaten. Der reine Transport ist davon der kleinste Teil.
Als Teil einer vollständigen ClickUp Implementierung ist die Migration enthalten, diese beginnt bei 3.000 EUR netto und dauert 2 bis 4 Wochen. Eine reine Migration ohne Neuaufbau der Struktur rechnen wir nach Aufwand ab. Details auf der Seite zur ClickUp Migration und auf der Preisseite.
Zusammengefasst
Eine Migration ist kein technisches, sondern ein strukturelles Vorhaben. Wer vorher entscheidet, was nicht mitkommt und welche Struktur künftig gilt, ist in wenigen Tagen fertig. Wer alles überträgt und die Struktur später klären will, arbeitet Wochen daran und hat am Ende dieselbe Unordnung in einem neuen Werkzeug.